اصول هزینهیابی بر مبنای فعالیت (ABC)

[Diba]

اصول هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC)

چكیده:
هزینهیابی بر مبنای فعالیت (ABC) تكنیكی است برای تخصیص دقیق منابع مستقیم و غیرمستقیم یك سازمان بر مبنای میزان مصرف آنها در فعالیتهای صورتگرفته. در این مقاله به بررسی مبانی و مزایای ABC پرداخته و نمونههایی از كاربردهای آن نیز ارائه میگردد. در واقع ABCیك روش هزینهیابی است كه اطلاعات مفیدی درباره سهم هر كدام از مشتریان در مجموع سودآوری شركت به مدیران ارائه میدهد. همچنین این روش به مدیران كمك مینماید تا راههای ارتقای عملكرد و اجرای استراتژیهای صحیح سودآور را شناسایی نمایند. یكی از مهمترین تواناییهای ABC تبیین این موضوع است كه هزینههای كلی مرتبط با خدمات مورد تقاضای مشتریان نقشی حیاتی در تعیین سهم هر یك از مشتریان در سود خالص دارند.
مطالعات نشان میدهند كه تنها حدود 20% مشتریان برای شركت سودآور هستند، 60% آنها در نقطه سر به سر و 20% باقیمانده باعث كاهش سودآوری میشوند. آیا شناسایی مشتریانی كه بیش از سودآوری میتوانند برای شركت زیانده و دردسرساز باشند جالب نیست؟
مقدمه:
ABC در چند سال اخیر تاثیر بسیاری در هزینهیابی تولیدات داشته است. ایدة ABC، جدید نمیباشد و همگام با مدیریت هزینهیابی سنتی پیشرفت نموده است. هكرت (heckret) لغات منابع، فعالیتها، محرك فعالیتها، برای بحث درمورد چگونگی تخصیص هزینههای لجستیك را در نوشتههای مربوط به هزینهیابی در سال1940 به كاربرده بود. اكثر كاربردهای ABC در ابتدا بر روی محیط تولیدی (بخاطر تعیین دقیق هزینه محصولات) تمركز دارند. اگرچه بسیاری از صنایع خدماتی، ازجمله لجستیك، در چندسال اخیر در اكثر موارد ذكر شده شروع به اجرای ABC نمودهاند. دراكر (Drucker) عنوان میدارد كه ABC ممكن است بیشترین تاثیر را در صنایع خدماتی داشته باشد. او بیان میدارد كه ABC در آینده ابزاری خواهد بود كه نیاز به مدیریت صحیح خواهد داشت.
بانكها و موسسات اعتباری دارای سابقة طولانی از ABC جهت تایید نودن سرمایه گذاری در ماشینهای خودپرداز، كه به نسبت به استفاده از تحویلداران و متصدیان ارزانتر بوده و همچنین رضایت مشتریان بیشتر میشود.
شركت های راه آهن ABC را جهت تعیین هزینة پردازش صورتحسابهای بارگیری بصورت دستی، فاكس و اینترنت بهكار بـرده اند.
شركتهای حقوقی برای تعیین حقالزحمههای ساعتی، توانستند سوددهی خدمات خود را افزایش دهند.
مراكز مراقبت بهداشتی درمانی ABC را جهت محاسبه میزان سوددآوری، خذف هزینههای غیر ضروری، و برنامهریزی برای تغییر، بهكار میبرند. درصورتی كه هزینه كارهای پزشكی مشخص باشد درمورد تعیین تعرفه بهتر میتوان تصمیم گرفت.
در این تحقیق به دنبال پاسخگویی به سؤالات ذیل میباشیم:
1- بحث ABC از چه زمانی شروع گردید؟
2- مراحل اساسی ABC چه هستند ؟
3- اشكالات اولیة ABC چه هستند ؟
4- ABCدر كدام از حوزههای كاری بهكار بـرده میشود؟
5- اقدامات اولیه مورد نیاز كدامند ؟
6- چه زمان ABC بیشترین كاربرد را خواهد داشت ؟
این تحقیق از نوع بنیادی بوده و جهت پاسخگویی به سؤالات اصلی تحقیق از روش كتابخانهای استفاده شده است. در روش كتابخانهای اطلاعات مورد نیاز از طریق مطالعه كتابها، مقالات و جستجو در سایتهای معتبر به دست میایند. كه در اینجا سعی شده است كه عمدتاً از تجارب شركتهای بزرگ دنیا استفاده گردد.
چگونه می توان ABC را به اجرا گذاشت؟
ABC از یك رویكرد دو مرحلهای تخصیص هزینه بهره میگیرد. در مرحله اول، هزینه مبلغ بر اساس میزان مصرف آنها در انجام فعالیتها به فعالیتهای تخصیص داده میشود. هزینه یك فعالیت با مجموع همه منابع مصرف شده در انجام فعالیت برابر میباشد. در مرحله دوم، هزینه فعالیت براساس میزان تكرار آنها به محصولات خدمات و مشتریان تخصیص داده میشوند.

 تخصیص هزینه به روش سنتی


 روش ABC

بنابراین ABC بطور كلی :
 تكنیكی است كه هزینهها را به فعالیت و خدمات انجام شده اختصاص میدهد كه براساس میزان مبلغ مصرف شده صورت میگیرد.
 در مدیریت هزینهها به مدیران كمك میكند.
 ابزاری برای ارتباط دادن هزینهها و نتایج
 فعالیتهای مورد نیاز برای تولید محصول و ارئه خدمت را مشخص میكند.
 هزینههای هر كدام از این فعالیت را تعیین مینماید.
 هزینهها را به موضوعات هزینه (Cost objects) براساس میزان مصرف هركدام از موضوعات جهت انجام فعالیتها تخصیص میدهد.

سیستمهای هزینهیابی سنتی و نارساییهای آن
در اواخر دهه 80 تعدادی از صاحبنظران حسابداری و مدیریت به مدیران سازمانها به خاطر استفاده و بکارگیری از سیستمهای حسابداری سنتی ایرادات زیادی گرفتند. مشکل و انتقاد اصلی صاحبنظران این بود که هزینههایی که توسط سیستم هزینهیابی سنتی ارائه می شود، اطلاعات دقیقی را در مورد بهای تمامشده خدمات و محصولات در اختیار تصمیم گیرندگان قرار نمی دهد و حتی با ارائه اطلاعات غلط باعث گمراهی مدیران در تصمیم گیریها می گردد. برای بررسی و چگونگی عملکرد سیستمهای هزینهیابی سنتی، فاستر (Foster , 1991) تحقیقی را در بین مدیران مالی چندین سازمان بزرگ در آمریکا انجام داد. نتیجه این مطالعه نشان داد که سیستمهای سنتی قادر به فراهم کردن اطلاعات مناسب برای تصمیمگیری مدیران نمیباشند. طبق نتایج حاصل از این تحقیق 51% از مدیران سازمانهای تحت بررسی، معتقد بودند، سیستمهای سنتی اطلاعات کافی را برای هزینهیابی و قیمتگذاری محصولات فراهم نمی کند، 45% آنها عنوان کردند، اطلاعات فراهم شده توسط اسن سیستمها، اطلاعات دقیق و واقعی نیست و در تصمیم و در تصمیم گیریها مناسب نمی دانستند 34% ذکر کرده بودند که سیستمهای سنتی به دلیل عدم سنجش عملکرد کارکنان، باعث ایجاد نارضایتی در بین آنها شده است، 27% از مدیران معتقد بودند که اطلاعات تهیه شده برای تجزیه و تحلیل رقابت کافی و مناسب نمیباشد و 11% نیز معتقد بودند که این سیستمها با استراتژی سازمانها تطابق ندارد. (Adler R , 1998 )
از دیدگاه کلی مهمترین دلایل نارسایی، سیستمهای سنتی به شرح زیر است:
1- عدم توانایی در ارائه اطلاعات بهای تمامشده خصوصاً در سازمانهایی که خدمات متنوع و گوناگونی را به مشتریان خود ارائه می کنند. از آنجا که سیستمهای سنتی خصوصیات خاص هر خدمت را در تسهیم هزینهها در نظر نمی گیرند، باعث تخصیص غلط هزینهها و عدم محاسبه دقیق قیمت تمامشده محصولات می گردد.
2- عدم تفکیک حوزه هزینههای غیر مشابه – در سیستمهای سنتی برای جمع آوری هزینههای دستمزد و سربار از مراکز هزینه مشترک، استفاده می شود. این مسئله باعث تخصیص غیر واقعی هزینهها به خدمات ارائه شده می گردد.
3- استفاده از مبنای مشترک و واحد برای تخصیص هزینهها – این سیستمها معمولاً از یک مبنای تسهیم، برای تخصیص هزینههای گوناگون استفاده میکنند. از جمله این مبناها استفاده از ساعات کار مستقیم نیروی انسانی است. با توجه به اینکه در حال حاضر با پیچیدگی و تغییرات سریع تکنولوژی، میزان دخالت نیروی انسانی در فرآنید کاری بسیار کم شده است، بنابراین با استفاده از این مبنا تسهیم هزینهها به طور واقعی انجام نمی شود.
4- عدم تهیه اطلاعات دقیق در مورد بهای تمامشده و سایر اطلاعات مورد نیاز تصمیم گیری – سیستمهای سنتی هزینههای موجود در سازمان را عمدتاً به دو گروه هزینههای « مستقیم » و هزینههای «دورهای» تقسیم می کند، و فقط هزینههای مستقیم را در محاسبه بهای تمامشده منظور می کند. اما در تصمیم گیریها نیاز به استفاده از هزینههای « مستقیم » و « هزینههای دوره ای » است. بنابراین با اتکاء به روش های سنتی امکان تجزیه و تحلیل بیشتر در مورد بهبود فعالیتها، روشهای کاهش هزینهها و... را فراهم نمیکند.
5- سیستمهای سنتی، مزایای به دست آمده از دگرگونی فرآیندها و بهبود در روشها را به عنوان صرفهجویی در نیروی کار به حساب می آورند. بنابراین بهبود عملکردها را در فرآیند های عملیاتی را نشان نمیدهند.
6- سیستمهای هزینهیابی سنتی، اطلاعات واقعی را از فرآیند عملیات و هزینهها نشان نمیدهند. این سیستمها فقط هزینههایی که به راحتی قابل شناسایی هستند را در محاسبه بهای تمامشده در نظر می گیرند و هزینههای غیر مستقیم نقشی در محاسبه بهای تمامشده ندارند.
علاوه بر نارسایی سیستمهای سنتی، رشد رقابت و پیچیده شدن تکنولوژی نیاز به کارگیری و استفاده از روشهای جدید هزینهیابی را تشدید نموده است، چون سازمانها برای قیمتگذاری محصولات و خدمات، اتخاذ تصمیمات استراتژیک و... نیاز به دسترسی به اطلاعات صحیح در مورد هزینهها دارند. بدیهی است که سیستمهای سنتی به دلیل ماهیت خود در این زمینه کارا نمیباشند.
چرا ABC ؟
 محصولات تولیدشده و یا خدمات ارائهشده را شناسایی مینماید.
 هزینة واقعی ارائة خدمات را شناسایی میكند.
 صرفهجویی در هزینه را افزایش میدهد.
 اطلاعات مدیریت را ارتقاء میدهد.
 درآمد را حداكثر میسازد.
 تصمیمات سخت را توجیه میكند.
 انتظارات عمومی را كنترل میكند.
 جوابگویی و مسئولیت دولت را كنترل میكند.

بلوكهای تشكیل دهندة ABC :



نمونههایی برای فعالیت ها:
- تعمیر چراغ راهنما
- وعدههای غذایی زندان
- صدور چكهای صورت پرداخت
- ترمیم جادهها (پركردن چالهها و دست اندازها)
نمونههای برای محركها:
- ساعاتكار مستقیم
- ساعاتكار تجهیزات و دستگاهها
- كمیت مواد
حوزهها و اقلام هزینهها:
- حوزه:ها، هزینههای شخصی اختصاص داده شده به فعالیتها را نشان میدهد.
- حوزههای هزینه بر اساس كمیتهای محرك به فعالیت تخصیص داده میشوند.
- حوزههای هزینه بهصورت اقلام هزینهای خلاصه میشوند.
در یك دیدگاه ABC از پنج مرحله تشكیل شده است كه بصورت زیر میباشند.
 مرحلة اول: تعریف اهداف پروژه و فعالیت گذاری
 مرحلة دوم: تعریف روشهای گردآوری هزینههای مستقیم و غیر مستقیم و اطلاعات مربوط به مخارج
 مرحلة سوم: تعیین روشهای تخصیص هزینه (هزینهیابی)
 مرحلة چهارم: پیشبرد اجرای مدل
 مرحلة پنجم: تحلیل نتایج و خلاصهسازی اطلاعات در یك گزارش
مرحلة اول:
 بطور كلی از راه مصاحبه و مشورت با كاركنان انجام میشود.
 اهداف بكارگیری ABC بهطور روشن تعریف میشوند.
مرحلة دوم:
 تعیین هزینههای مشمول و منابع اطلاعاتی هزینه
 كار
 هزینه تجهیزات
 هزینة مواد
 هزینههای سربار
 تعیین محركها (منشائها) برای استفاده در تخصیص هرینه به هركدام از فعالیتهای مشخص شده در مرحلة اول
مرحلة سوم :
 بكارگیری محركهابریای تخصیص حوزههای هزینه به فعالیتها
 بكارگیری دادههایمصرف (مخارج) برای تعیین گسترة حوزههای هزینة اختصاص داده شده به فعالیت
مرحلة چهارم و پنجم:
 وارد نمودن اطلاعات گردآوری شده در مراحل 1 تا 3
 بكارگیری نرم افزار رایانهای
 تجزیه و تحلیل نتایج
 تهیة گزارش
حوزة هزینه دسته اقلام هزینهای
دستمزد جمعآوریكننده زباله هزینههای كاركنان
استهلاك هزینههای تجهیزات
لوله و رنگ هزینههای مستقیم مواد
هزینههای جا و مكان هزینههای سربار
هزینههای پردازش دادهها هزینههای سربار
هزینههای امنیت هزینههای سربار

در دیدگاه دیگری مراحل اجرای ABC بصورت زیر میباشد:
مرحلة اول: برنامهریزی نمایید.
 چه اهدافی را دنبال مینمایید ؟
 ارزش گذاری موجودی كالا
 بهبود فرایند
 بطور فعال درگیر شود
 تیم فوق وظیفهای ایجاد نمایید. یعنی تیمی كه دارای اعضای متخصص در وظایف باشند.
مرحلة دوم: فعالیتها و منابع را شناسایی و تحلیل نمایید.
 سازمان را به فعالیتهای اصلی تجزیه نمایید.
 هركسی چهكار انجام میدهد و چرا ؟ كه از طریق كارهای زیر صورت میگیرد.
• مصاحبه با كاركنان
• تعیین منابع
• تعیین ورودیها و خروجیها
 آمار فعالیتها را گردآوری نمایید.
 ورودی و خروجیها
 انجام فعالیتها، زمان، و سختی فعالیت
مرحلة سوم: حوزه های هزینه فعالیت را ایجاد و اولین مرحلة تخصیص را تعریف نمایید.
 اولین مرحلة تخصیص، اختصاص هزینهها بر حوزههای هزینه میباشد.
 نیاز دارد تا هزینهها ذوباره براساس علت پدیدارشدنشان دسته شوند نه بر اساس نوع آنها
 محركها میتوانند زمان كار كارمند، یا مساحت فعالیت و غیره باشند
مرحلة چهارم: تعیین محركهای مرحلة دوم و هزینه به موضوعات هزینه
 تحلیل خروجیهای فعالیت ممكن است محرك مرحله دوم باشد.
 فاصلة جابهجایی، زمان صرف شده، ساعات كارتجهیزات، واحدها و غیره.
مزایایABC:
 ارائه اطلاعات مفید برای تصمیمگیری مدیران
 ارائة اطلاعات واقعی
 بهرهوری خدمات مورد نظر را اندازهگیری و افزایش مینماید.
 وضعیت اقتصادی شما را مشخص میكند.
 حمایتی حقالزحمه كاربر، اقدامات اجرایی، خدمات متمركز در برابر برون سپاری طراحی مجدد برنامه، و بودجه بندی اجرایی فراهم میكند.
 تسهیل بهبود مستمر در ارئه خدمات
سایر مزایایABC:
 تلاش میكند تا تصویر بزرگی، روشن، كامل و دقیقی از طریق رسم تصاویركوچك ایجاد نماید.
 میتواند هزینههای غیرمستقیم را محاسبه نماید و بنابراین تصویر مالی متفاوتی با سایر روشهای حسابداری تولید نماید.
 بكارگیری صحیح ABC، به مدیران كمك میكند تا بهتر بتوانند عملیات دارای ارزش افزوده را نسبت به عملیات بدون ارزش افزوده شناسایی نمایید و در نتیجه تصمیمات آگاهانهتری درحیطه موضوعاتی مانند قیمتگذاری، تركیب تولید، سرمایهگذاریها و تغییر سازمانی اتخاد نماید.
 همچنین طرفداران ABC،آن را به عنوان یك ابزار اثر بخشتر جهت شناسایی و كنترل هزینهها، بهبود بهرهوری و افزایش سوددهی میشناسند.
فواید ضمنی ABC در مدیریت
 تمركز مدیریتی را از مدیریت هزینهها به مدیریت فعالیتها جابجا میكند.
 در تشخیص، اندازهگیری و كنترل پیچیدگی كمك مینماید.
 درك علل بوجود آورندة هزینه را بهبود مینماید.
 جهت برنامهریزی برای عملكردهای آینده مفید میباشد.
 بهبود مستمر را پرورش میدهد.
نتیجهگیری:
نتایج حاصل از این تحقیق را میتوان در پاسخگویی به سؤالات اصلی تحقیق خلاصه نمود و بصورت ذیل بیان كرد:
1- بحث ABC از چه زمانی شروع گردید؟
مفهوم ABC از دهه 1980 در میان تولید كنندگان برای افزایش كیفیت محصولات همزمان با حذف هزینههای غیر ضروری از عملیات وارد شد. پیشرفتهای چشمگیر تولیدكنندگان سبب شد تا ABC بطور وسیعی به ویژه در صنایع تولیدی بكار رود.
2- مراحل اساسی ABC چه هستند ؟
 شناسایی محصول یا خدمت جهت مطالعه
 تعیین كلیه منابع یا فرایند كه جهت تولید محصول ارائه خدمت مورد نیاز باشد و همچنین تعیین هزینههای مربوط به آنها
 تعیین «محرك یا منشاء هزینه» برای منبع : هزینه كار بعلاوه مواد خام
 جمع آوری هزینه و سایر دادهها مانند زمان صرف شده برای هریك از فرایندها و منابع
 بكارگیری دادهها جهت محاسبه هزینه كلی محصولات.
3- اشكالات اولیة ABC چه هستند ؟
ABC ممكن است بخاطر حجم زیاد دادههای مورد نیاز، یك كار وقتگیر باشد. و همچنین اگر به درستی به كار نرود، میتواند هرمدیر را تبدل به یك حسابدارنماید كه تمام انرژی خود را بیش از انكه صرف پیگیری و انجام خود فعالیت نماید، صرف ردیابی هزینههای آن فعالیت كند.
4- ABCدر كدام از حوزههای كاری بهكار بـرده میشود؟
محدوده كاربرد از حسابداران تا جانورشناسان میباشد. ABC ممكن است برای كارهای مبتنی بر دانش كه بطور اولیه بر خدمات انسان و سایر منابع تكیه داشته باشد مفیدتر باشد. چون هزینه كلی آنها را بسختی میتوان ار طریق روشهای سنتی هزینهیابی اندازهگیری نمود.
5- اقدامات اولیه مورد نیاز كدامند ؟
اولا، یك سازمان باید فعالیت و منابع مورد نیاز را بداند. ثانیا، سازمان باید میزان اطلاعات مورد نیاز و همچنین تولید این اطلاعات را بداند. همچنین سازمان باید تعیین نماید كه چه میزان از وقت را میتواند بپذیرد.

6- چه زمان ABC بیشترین كاربرد را خواهد داشت ؟
 هزینههای سربار زیاد
 تولیدات چند محصولی
 محصولات پیچیده
 سیستمهای پیچیده تولید
 اختلاف قابل ملاحضه در حجم میان محصولات پر حجم و كم حجم.
 محصولات مختلف كه نیاز به منابع مختلفی داشته باشند.
 مشكلات فعلی تخصیص هزینه به علت تغییرات به وجود آمده در محصولات یا فرایندها
 نیاز به اطلاعات هزینهای بهتر