۝نامه نگاری⌘ زبان فارسی۝

[☾♔TALAYEH_A♔☽]

بخش سوم : متن

اصلی ترین و مهم ترین بخش از نامه های اداری متن است . مهم ترین ازآن جهت گفته می شود که موقعیت و دریافت پاسخ مثبت درگرو تنظیم درست همین بخش است . نارسایی و مبهم بودن وبه عبارتی نرساندن پیام اتلاف وقت و انرژی و دوباره کاری و نامه نگاری اضافی می شود.

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

متن از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود.

دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود.

اول این مطلب را بخوانید


" فواید سلام کردن "

درعرف اداری اخیر مرسوم شده است که نوشته های اداری با سلام آغاز شود،

مانند:سلام علیکم / باسلام و درود/با سلام و تحیات / ضمن سلام و تحیت / با اهدا سلام / با سلام و دعای خیر/ ضمن سلام و خسته نباشید/ با سلام و آرزوی سلامتی شما و همکاران محترم / با سلام و آرزوی قبولی طاعات و عبادات .

این شیوه همزمان با تغییر و گسترش عنوان نامه های اداری از " عنوان سازمان ها " به " عنوان اشخاص " رایج شده و قبل از آن فقط در نامه های شخصی کاربرد داشته است .

اگرچه گفتن سلام کاربسیارپسندیده ایست ، اما باید توجه داشت که نوشتن این واژه درزمانی که به عنوان یک سازمان به طور مثال " وزارت امور اقتصادی و دارایی – اداره کل خزانه " نوشته می شود ، به چه کسی سلام شده است ؟ این گونه اظهارادب کردن آیا بی ارزش کردن این واژه است ؟

ازطرفی در روایات آمده که سلام مستحب است و جواب آن واجب . تا آن حد در این فریضه تاکید شده است که جواب سلام را درنماز هم واجب دانسته اند. با این توصیف کدام نوشته اداری را سراغ دارید که پاسخ آمده باشد عطف به نامه شماره ...مورخ ...علیکم السلام و رحمه ...

بازهم پیشنهاد برای مدیران

بنابراین اگر مدیران محترم بنا بر باورها و اعتقادات ( که درجای خود قابل تقدیس و احترام می باشد) اصرار برنوشتن واژه سلام در ابتدای نوشته ها دارند، حداقل به نکات زیرتوجه نمایند:

1-یکی ازمعنای سلام ، نام خداوند است و اگر منظور ذکر نام و یاد خداست "بسمه تعالی " دربالای سرلو حه این منظور را می رساند.

2-قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران کلیه نوشته های رسمی را به زبان فارسی مجاز دانسته . اگر واژه درود به کاربرده نمی شود تنها به سلام اکتفا شود.

3-درمورد نوشته هایی که ادارات و سازمان ها مورد خطاب هستند از به کاربردن واژه سلام خودداری شود زیرا که مخاطب شخص خاص و معینی نیست.

 

[☾♔TALAYEH_A♔☽]

درمورد احترام گذاشتن به مخاطب هم در برنامه های اداری وضع به همین منوال است کلمات وعبارتی مثل :

احتراما/ محترما/احتراما معروض می دارد/ محترما به عرض می رساند/با نهایت ادب/ با کمال احترام / ضمن عرض ادب و احترام / ضمن عرض ارادت / با تقدیم احترامات فایقه / بارها درنوشته های اداری مشاهده می شود.

اگرنویسنده یا امضا کننده نامه اداری اصرار به نوشتن واژه سلام دارد. حداقل بهتراست آن را با احترام یکجا به صورت عبارت با سلام و احترام در آغاز نامه و درسطر جداگانه ای بنویسد.

1-مقدمه

مقدمه در فرهنگ های فارسی معادل مطلع یا سرآغاز ، طلیعه ، درآمد و زمینه سازی آمده است .

و عبارتست از: هرمطلبی که درآغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند" حسن مطلع یا " خوب آغازی از ویژگی های یک نوشته خوب است وعلاوه برتازگی ارتباط منطقی با متن و موضوع داشته باشد. هرنوشته ای دارای مقدمه است .

نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و دربرنامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله ، و...هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند، یکی با شعریا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل وحکایت و لطیفه . در برنامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر ومثل برای جلب و جذب خواننده استفاده کرد.

بنابراین در اغلب نوشته های اداری از نفس وجودی نامه واین که با هدف و انگیزه ای تهیه شده که پاسخ

آن می تواند برای فرستنده جذابیت داشته باشد استفاده شده و نامه ها اغلب با ذکر سابقه آغاز می شود . درمورد نوشته هایی که درپاسخ به نامه یا دستور رسیده تهیه و ارسال می شود عبارت زیررایج است :

*عطف به نامه شماره ...

*بازگشت به نامه شماره ...

* درپاسخ به نامه شماره...

*با توجه به بخشنامه شماره ...

*در اجرای دستور نامه شماره ...

*دراجرای دستورتلفنی مورخه ...

*دراجرای دستورشفاهی آن مقام ...
سفارش می شود از واژه های بازگشت و " درپاسخ " استفاده شود.


چون پاسخ به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه ، تهیه و ارسال می شود . بهتراست بعد از سابقه موضوع نامه نیزذکرشود تا نیازی به درخواست سابقه و اتلاف وقت نباشد:

*بازگشت به نامه شماره 446-85/7/19 درمورد چگونگی پرداخت پاداش سال کارکنان به آگاهی می رساند....

چنانچه نامه ای به دنبال نوشته های قبلی و به منظور پیگیری یا اصلاح نامه قبلی نوشته شود ، ذکر سابقه بصورت زیرخواهدآمد:

*پیرونامه شماره....مورخ ....

درمورد نامه هایی که ابتدا به ساکن نوشته می شود وبدون سابقه قبلی است باید درمقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود. به طورمثال:

*نظربه این که درنظام مقدس جمهوری اسلامی ایران شایسته است مکاتبات و مراسلات فارغ از پیرایه و تعارفات غیرضروری و عاری از اغراق باشد...

*ازآن جا که افزایش سطح مهارت های شغلی کارکنان ، همواره یکی از اهداف مورد نظراین دفتربوده است و با توجه به نیازسازمانی ، اولین دوره آموزش ضمن خدمت ویژه مسئولین امورمالی برگزار می شود...

چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد، اشاره به اصل یا قانون و ماده و تبصره ضروری است .


در اجرای ماده 8 قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی شده و به منظور بررسی و تنظیم پیش نویس آیین نامه طرز نگاهداری اسناد محرمانه دولتی ...

 

[☾♔TALAYEH_A♔☽]

2- پیام یا پیکره اصلی:

این قسمت از متن ، مرکز اصلی نوشته محسوب می شود و تمام ارکان و اجرای نامه ، مقدمه و موخره هایی هستند که باید درخدمت درک صحیح و سریع پیام اصلی باشند. ایراد اصلی نوشته های اداری بیشتر ناشی از مبهم بودن و نارسایی متن اصلی نامه است . اغلب کارکنان سازمان ها و تهیه کنندگان پیش نویس های اداری مشکل اصلی را درتنظیم این قسمت می دانند و معتقدند که تا اینجا کار ، الگو و فرمولهایی مثل بازگشت و " به استحضارمی رساند" دراختیاردارند. اما نوشتن این قسمت ازنامه های اداری به دلیل تنوع پیام ها و وظایف و سلیقه های مختلف همواره سخت و کند پیش می رود.

بخش اصول نگارش درمورد نحوه نوشتن متن اصلی نوشته نکات و راه کارهایی پیشنهادمیشود اما آن چه برای این قسمت به ویژه برای مبتدیان ضروری است که بدان توجه شود موارد زیراست :

درموقع نوشتن متن اصلی نامه همواره خود را درمقابل مخاطب فرض کنید.

تصورکنید که به جای نوشتن نامه به شما ماموریت داده شده پیام را حضوری و شفاهی به مخاطب برسانید.چه می گویید

آن چه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید.به همین سادگی و به همان سادگی گفتار.ساختمان اصلی نوشته شما آماده است ، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع می شود. مختصربنویسید وجملات را بی جهت طولانی نکنید.

هرنوشته را به یک موضوع اختصاص دهید. گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را درربط آن ها دچارمشکل می سازد وخواننده اصلی راگم می کند.اگر ناگزیر به نوشتن چند موضوع دریک نوشته ی اداری هستید ، ابتدا به موضوع اصلی وسپس به پیام های فرعی بپردازید. بهتراست موضوع های مختلف را دربند(پاراگراف) ها و با اختصاص شماره به هریک از هم جدا سازید.

3- نتیجه یا پایان نوشته :

نوشته های اداری هریک به گونه ای پایان می یابند، اما مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است . صراحت دراعلام موضوع مورد درخواست دراین بخش ، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.

مثال :

*خواهشمند است دستورفرمایید اقدام لازم انجام گیرد.

* با توجه به مطالب فوق انتظارمی رود همکاران محترم دراجرای مفاد بخشنامه مذکوردقت لازم را داشته باشند.

*از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخروقت اداری 20/2/86به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت نمایند.

 

[☾♔TALAYEH_A♔☽]

بخش چهارم : امضا

امضا به معنای نوشتن نام در زیریک متن و دراصطلاح اداری و بانکی به علامتی گویند که پای نامه یا سند می گذارند.

هرنوشته ای با امضا اعتبارمی یابد. بنابراین مسوولیت نهایی هر نامه با امضا اعتبارمی یافت . در اصل هیچ علامتی بهترازنوشتن نام و نام خانوادگی با دستخط نیست . همان طور که امضای مردم اغلب کشورهای جهان به این گونه انجام می شود اما درایران و برخی دیگر از کشورها اصطلاح امضا به علامتی گفته می شود که افراد بنا به سلیقه و گاه با رسم خطوط درهم و بسیار پیچیده در پای اسناد و اوراق اد اری ترسیم می کنند.

قواعد امضا نامه

-محل امضا نامه ، سمت چپ و به فاصله یک سطراز سطر پایانی می باشد.

- درنوشته های اداری ابتدا مشخصات فردی ( نام و نام خانوادگی ) و درسطر بعد زیر نام مشخصات اداری ( پست سازمانی ) نوشته می شود . جابه جایی این دو عبارت صحیح نیست .

خطوط امضا نباید روی نام و سمت امضا کننده را بپوشاند.

-درنوشته های اداری عناوین و القاب درمحل امضا درج نمی شود .

هیچ گونه عبارت اعم از تشکر ، احترام و آرزوی سلامتی درمحل امضا نوشته نشود این گونه عبارات درانتهای متن قرارداده می شود.



نمونه :

پیشگامان متا

مدیرکل روابط عمومی

 

[☾♔TALAYEH_A♔☽]

بخش پنجم : رونوشت

گاهی ضروری است تا علاوه برگیزنده اصلی اشخاص و یا واحد هایی از متن نامه آگاهی یابند.

دراین صورت نام آن اشخاص و واحدهای با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هریک نسخه ای ازنامه ارسال می شود.

درنوشتن بخش رونوشت به نکته های زیرتوجه شود:

1-ازدادن رونوشت اضافی و غیرضروری به واحدها و اشخاص خودداری شود.


2-اسامی اشخاص و واحدهای گیرنده رونوشت به ترتیب مقام و سمت اداری و یا درجه بندی واحدها ذکرشود.


3- نوع اقدام گیرنده رونوشت همانند نامه اصلی نوشته شود.

*اداره کل اموراداری برای اطلاع و آمادگی لازم

*آقای .........رییس امور پرسنلی برای اطلاع و تنظیم لیست پرسنل مشمول


4- در کلیه نسخه های رونوشت به ویژه رونوشت های خارج از سازمان باید امضا اصل داشته باشد.

به کارگیری مهرو امضا شیوه ناردرستی است که در سازمان ها رایج شده .


5- نام کلی گیرندگان رونوشت ( به استثنا گیرندگان داخلی نظیربایگانی و اقدام کننده ) درنسخه اول درج شود . چند سالی است که برای آراستگی نسخه اول نام گیرندگان رونوشت ازنسخه دوم به بعددرج می شود. درصورتی که این حق گیرنده است که بداند چه سازمان ها و اشخاصی ازمتن نامه گاهی دارند.


6- به منظور احترام به مقامات بالای مملکتی و درصورتی ضرورت آگاهی آنان ازمتن یک نامه اداری ، تصویرآن نامه به پیوست نامه جداگانه ای به عنوان آن مقام ارسال و از دادن رونوشت به سبک گیرندگان رونوشت خودداری شود.

 

[☾♔TALAYEH_A♔☽]

بخش ششم : نشانی

ششمین و آخرین بخش نوشته های اداری ، قسمتی است که به ویژه درج نشانی سازمان است . دراین قسمت که انتهای نامه ی اداری را تشکیل می دهد به صورت چاپی در پایین سربرگ درج می گردد.

دربخش نشانی ابتدا نشانی دقیق سازمان و کدپستی و شماره های تماس تلفن ، دورنگار(فکس ) و سپس نشانی پست الکترونیک (ایمیل ) و یا پایگاه اینترنتی چاپ می شود.
بخش های مختلف یک نامه اداری

سازمان مدیریت و برنامه ریزی تاریخ :........................

شماره :.........................

پیوست :........................



موضوع ...............

سرلوحه :

شرکت حمل و نقل :.................... عنوان :

مقدمه



پیام اصلی



نتیجه

امضا .......... نام ونام خانوادگی

پست سازمانی

 

[☾♔TALAYEH_A♔☽]

نمونه انواع نامه ها
======نمونه نامه درخواست افزایش نیروی انسانی=======
جناب آقای فلانی

رییس محترم اداره

موضوع : درخواست افزایش نیروی انسانی متخصص در بخش فلان

با سلام و احترام

بدین وسیله به استحضار می رساند با توجه به مواردی همچون حجم کاری زیاد در بخش فلان و به منظور انجام بموقع کارها که نقش بسزایی در رضایت مندی واحدهای متقاضی خدمت و اربـاب رجوع خواهد داشت ، خواهشمند است در صورت موافقت دستور فرمایید نسبت به اختصاص نیروی انسانی با تخصص فلان به این واحد اقدام لازم مبذول نمایند.

پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی کمال تشکر را دارم.

با تشکر و سپاس

امضا فلانی
==================

 

[☾♔TALAYEH_A♔☽]

نمونه نامه درخواست لوله کشی فاضلاب
رییس محترم شرکت آب منطقه فلان

موضوع : درخواست لوله کشی فاضلاب

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب فلانی به نمایندگی از ساکنان محله بیا و برو کوی برزن بعلت مشکلات عدیده ای که بعلت عدم وجود شبکه فاضلاب با آن دست به گریبان می باشیم از حضرتعالی تقاضا داریم درخصوص اشتراک و لوله کشی فاضلاب محله فلان دستورات لازم را مبذول فرمایید .

پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر را داریم.

آدرس دقیق محل : ...

با تشکر و سپاس

فلانی و امضا

امضای برخی از ساکنین : ... و ... و ....

 

[☾♔TALAYEH_A♔☽]

=======نمونه نامه درخواست پرداخت بدهی============

جناب آقای بدهکاریان

رییس محترم شرکت الماس صورتی

موضوع : درخواست پرداخت بدهی

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند بدهی آن شرکت از تاریخ فلان لغایت فلان بابت خرید کالا و ارایه خدمات بالغ بر 2 میلیون پاپاسی گردیده است لذا از حضرتعالی تقاضا دارم دستور لازم جهت پرداخت مبلغ مذکور را صادر فرمایید.

بدیهی است با عنایت به تعهدات این شرکت و لزوم تسویه حساب و پرداخت بدهی دیگر شرکتها ، دستور تسریع در پرداخت موجب کمال امتنان خواهد بود.

درصورت نیاز ریز هزینه ها بحضور ارسال خواهد گردید.

با تشکر

زبل خان

 

[☾♔TALAYEH_A♔☽]

========پیام تبریک انتصاب=========
جناب آقای رییس کلا
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب ، انتصاب شایسته ! جنابعالی را به سمت رییس کلایی تبریک عرض نموده و آرزومندم در سایه تجارب ارزنده جنابعالی در این رشته ( نخ و قرقره و کاموا ) شاهد موفقیت و پیشرفت آن مجموعه مافیایی ! باشیم.
با آرزوی توفیق،
شیرفرهاد
سمت : هرچی کرمتـ ـه قربونت ... ای جانم ! نفس من بیدی !